OPSIDE
見積書や提案書の作成も、担当者によって仕上がりが変わりやすい業務の代表例です。ベテランは経験で項目の抜け漏れや金額感を判断できますが、新しい担当者や忙しい時期は時間がかかり、品質にも差が出てしまいます。
なぜ見積書は属人化しやすいのか
見積書づくりでは「何を含めて、何を含めないか」「どこまで詳しく書くか」といった判断が、担当者の頭の中にしかないケースが多くあります。この判断基準が明文化されていないと、担当者が変わるたびに内容の粒度が変わり、お客様への説明もブレてしまいます。
AIに「判断の型」を渡して下書きを作る
そこでおすすめなのが、見積書の「構成」を先に型として固定し、案件ごとの情報だけをAIに渡して下書きを作ってもらう方法です。内訳の計算そのものは人が最終確認するとしても、構成が揃った下書きがあるだけで、作成時間も品質のブレも大きく減らせます。
そのままコピペで使えるプロンプト例以下の案件情報をもとに、見積書のたたき台を作成してください。
必ず次の4項目の見出しで整理し、それ以外の情報は書かないでください。
1. 案件概要(1~2行)
2. 見積の前提条件(対象範囲・期間・納品物)
3. 項目別の内訳(項目名/数量/単価/小計)
4. 見積に含まない作業(別途相談事項)
案件情報:
[ここに案件の概要・条件を貼り付け]
この型を社内で共有しておけば、誰が見積書の下書きを作っても同じ構成になり、確認する側の負担も減ります。まずは普段よく出す1種類の見積書から、型を試してみてください。