OPSIDE
「毎日忙しいのに、何に時間を使っているのかと聞かれると答えられない」——小さな組織や個人事業の現場で、よく聞く声です。仕事を減らしたい、AIに任せたいと思っても、そもそも何をしているのかが見えていないと、どこから手をつければいいのか決められません。
OPSIDEがおすすめしているのは、いきなりツールを選ぶのではなく、まず「業務の棚卸し」をすることです。大がかりな調査は必要ありません。先週の仕事を書き出して、AIに整理してもらうだけで、最初の一歩としては十分です。
手順1:先週の仕事を、思い出せる範囲で書き出す
順番や書き方は気にせず、先週やった仕事を箇条書きにします。そのとき、各項目に「かかった時間の目安」「どのくらいの頻度か」「誰がやっているか」を、一言ずつ添えてください。正確な数字でなくて構いません。分からない部分は、空欄のままで大丈夫です。
手順2:AIに「分類」と「問い返し」を任せる
書き出したメモを、下のプロンプトと一緒にAIへ渡します。ポイントは、メモに書かれていない時間や頻度を、AIに推測で補わせないことです。分からない項目は「要確認」として残してもらい、人があとから埋めます。数字が曖昧なまま「効果がありそう」と結論づけると、あとで判断を誤りやすくなります。
そのままコピペで使えるプロンプト例あなたは業務改善の担当者です。以下は、私が先週行った仕事のメモです。
次の順番で整理してください。
1. 仕事を「毎日」「毎週」「不定期」に分類した一覧表(項目・頻度・時間の目安・担当)
2. 時間がかかっている上位3つと、その理由の仮説
3. 「減らせるもの」「まとめられるもの」「型にして任せられるもの」への仮の振り分け(理由を一言添える)
4. 情報が足りず判断できない項目と、確認したいこと(質問の形で)
条件:
・メモに書かれていない時間や頻度は、推測で補わず「要確認」と書く
・個人の仕事ぶりの評価はしない
【先週の仕事メモ】
[例:見積書の作成 約1時間 / 問い合わせメールの返信 毎日 / 請求書の確認 週1回 …(ここに、実際のメモを貼り付ける)]
手順3:「減らす・まとめる・任せる」を、ひとつだけ決める
AIが出した一覧を眺めて、すぐに取りかかれそうなものをひとつだけ選びます。全部を一度に変えようとすると、続きません。たとえば、「毎週同じ形式で作っている資料」を、型にして任せる候補にする、といった具合です。
棚卸しは、月に一度くらい繰り返すと、仕事の変化に気づきやすくなります。「忙しい」という感覚を、見える形にしておくこと。それが、現場に定着する、回り続ける仕組みづくりの出発点になります。まずは、今週の金曜日に、15分だけ試してみてください。