メール返信の「人による差」をなくす。AIで下書きを作る3ステップ

同じような問い合わせなのに、Aさんの返信は丁寧で詳しく、Bさんの返信は一言だけ——。メール対応は、担当者の経験や性格がそのまま表に出やすい業務です。お客様から見れば、誰が返信しても同じ品質であることが安心につながります。

「文章力」ではなく「型」で揃える

返信の差をなくすために、全員の文章力を上げる必要はありません。AIに下書きを任せ、人は確認と仕上げに集中する形にすると、品質が自然に揃っていきます。進め方は次の3ステップです。

ステップ1:返信の「型」を決める(お礼→回答→次のアクション→締め、の順番など)
ステップ2:社内ルールを書き出す(敬語のレベル、約束してはいけないこと、担当部署の案内先など)
ステップ3:型とルールをプロンプトに入れて共有する(誰が使っても同じ指示でAIに依頼できるようにする)

ポイントは、AIに「わからないことは空欄にさせる」ことです。納期や金額をAIが推測で書いてしまうと、かえってトラブルの元になります。

そのままコピペで使えるプロンプト例

あなたは当社のお客様対応担当です。以下の問い合わせメールに対する返信の下書きを作成してください。【返信の型】 1. 問い合わせへのお礼(1文) 2. ご質問への回答(箇条書き可) 3. 次にお客様にしていただくこと/当社が行うこと 4. 締めの挨拶【ルール】・丁寧語を基本とし、過度にへりくだった表現は使わない・全体で300字以内にまとめる・納期・金額・在庫など、下記の情報にない事実は推測で書かず「【要確認:○○】」と空欄にする・最後に、担当者が確認すべき点を「確認メモ」として3つまで挙げる【問い合わせメール】 [ここにお客様からのメールを貼り付け] 【回答に使ってよい情報】 [ここに社内で決まっている回答内容や資料を貼り付け]

下書きは「たたき台」、最後は人が送る

AIの下書きはあくまでたたき台です。「確認メモ」を見ながら空欄を埋め、必要に応じて一言添えてから送信します。この流れをチームで共通にしておけば、担当が変わっても返信の品質が保たれる、回り続ける仕組みになります。