OPSIDE
「AIツールを契約したけれど、結局使っているのは一部の人だけ」——業務設計のご相談を受けていると、こうした声をよく耳にします。原因はツールの性能よりも、「最初に何を任せるか」の選び方にあることが多いと感じています。
いきなり大きな業務から始めない
導入直後は「せっかくなら一番大変な業務を」と考えがちです。ところが、手順が複雑で判断の多い業務ほど、AIの出力を直す手間が増え、「自分でやった方が早い」と感じて使われなくなってしまいます。
最初のひとつは、次の3つの条件がそろう業務から選ぶのがおすすめです。
- 頻度が高い:毎日〜毎週、繰り返し発生する
- 型が決まっている:毎回だいたい同じ形で仕上がる(定型メール、日報、議事録など)
- 失敗しても影響が小さい:社内向けで、人が最後に確認できる
こうした業務は「少し楽になった」という実感が早く得られるため、現場で使い続ける理由が生まれます。この小さな成功体験が、次の業務に広げていく土台になります。
どの業務が当てはまるか迷ったら、候補の洗い出し自体をAIに手伝ってもらいましょう。
そのままコピペで使えるプロンプト例私のチームがAIを使い始めるにあたり、「最初に任せる業務」を1つ選びたいと考えています。
以下に、普段の業務を思いつくままに書き出します。
それぞれの業務について、次の3つの観点で「高・中・低」を付けて表にしてください。
1. 頻度(どれくらい繰り返し発生するか)
2. 型の決まりやすさ(毎回同じ形で仕上がるか)
3. 失敗したときの影響の小ささ(社内向けか、人が確認できるか)
そのうえで、最初に取り組むのに向いている業務を上位3つ挙げ、理由と「最初の1週間で試すこと」を1行ずつ添えてください。
判断材料が足りない業務は推測で評価せず、「要確認」と書いてください。
業務の書き出し:
[ここに普段の業務を箇条書きで貼り付け]
「使い続けられる」ことが一番の成果
AI活用は、導入した日ではなく、現場で当たり前に使われるようになって初めて効果が出ます。まずは小さな業務ひとつから始め、回り続ける仕組みを少しずつ育てていきましょう。