OPSIDE
担当者が体調不良で急に休んだ日、「あの件、どこまで進んでいたっけ」と周りが困ってしまう——小さな組織ほど、よくある光景です。引き継ぎが難しいのは、仕事の中身より「今どういう状態か」「次に何をすればいいか」が本人の頭の中にしかないからです。
引き継ぎは「休む前」ではなく「普段から」作っておく
休みや異動が決まってから慌てて書く引き継ぎ書は、どうしても抜け漏れが出ます。おすすめは、週に一度、進行中の仕事をAIに渡して「引き継ぎメモ」の形に整えておくことです。書くのは箇条書きのメモや走り書きで構いません。AIが決まった型に並べ替えてくれるので、書き手によって質がばらつかず、読む側も迷いません。
ポイントは次の3つです。
- 「現在の状況」「次にやること」「関係者」「注意点」の4項目を毎回そろえる
- 分からない項目は空欄にせず「未確認」と明記してもらう
- できたメモはチームの共有フォルダの決まった場所に保存する
以下は私が担当している仕事についてのメモです。私が急に不在になっても、別の人がすぐに対応を引き継げるように「引き継ぎメモ」に整理してください。
案件ごとに、次の4項目で箇条書きにしてください。
1. 現在の状況(どこまで進んでいるか)
2. 次にやること(期限があれば日付も)
3. 関係者と連絡先の確認先
4. 注意点・過去につまずいたこと
メモから読み取れない項目は推測で埋めず「未確認」と書いてください。最後に、私に確認すべき質問があれば3つまで挙げてください。
メモ:
[ここに進行中の仕事の走り書きを貼り付け]
「誰かが休んでも回る」は安心につながる
引き継ぎメモが普段からあると、休む側も「迷惑をかける」という不安が減り、周りも落ち着いてフォローできます。まずは今週、ご自身の仕事ひとつ分から試してみてください。属人化の解消は、こうした小さな仕組みの積み重ねで現場に定着していきます。