OPSIDE
「その資料、どこにありますか」——現場でこの質問が飛ぶたび、探す時間と、聞かれた人の手が止まります。原因の多くは、資料が個人のPCやチャットのやり取りの中に散らばっていて、保存場所のルールが決まっていないことです。ルールがないと、結局「よく使う人が知っている場所」に情報が集まり、それがまた属人化を生みます。
なぜ情報は「あの人しか分からない」場所に溜まるのか
クラウドストレージを導入していても、フォルダの切り方や命名規則がバラバラだと、結局は使い慣れた人しか目的のファイルを探せません。これは道具の問題ではなく、ルールが言語化されていないことが原因です。
まず「保存先を1つに決める」ルールをAIと一緒に作る
おすすめしているのは、現状のフォルダ構成をそのままAIに見せて、整理ルールの提案をもらう方法です。ゼロから考えるより、今あるものを土台にした方が現実的なルールになります。出てきた提案をそのまま採用する必要はなく、現場の使い勝手に合わせて微調整すれば十分です。
そのままコピペで使えるプロンプト例以下は当社の資料の保存状況です。誰が見ても迷わず必要な資料を見つけられるように、フォルダ構成・命名規則・保管場所のルールを提案してください。
できるだけ少ないフォルダ階層で、シンプルなルールにしてください。
現在の保存状況:
[ここに現状のフォルダ名や保存先の一覧を貼り付け]
一度ルールが決まれば、次にやるべきことは「新しいルールで保存する」だけです。小さな一歩ですが、これが「聞かなくても自分で探せる」状態への確実な近道になります。