OPSIDE
業務のやり方を見直したり、AIを導入したりして「前より楽になった」と感じることは多いはずです。ただ、その手応えを社内で報告しようとすると、「具体的にどれくらい良くなったの?」と聞かれて答えに詰まってしまうことはないでしょうか。感覚だけの改善報告は、周囲に伝わりにくく、次の取り組みへの後押しにもなりにくいものです。
「前」と「後」を並べるだけで説得力が変わる
難しい分析は必要ありません。改善の前後で変わった点を「時間」「回数」「手順の数」など、数えられる形で並べるだけで、報告の説得力は大きく変わります。とはいえ、忙しい中でこれをゼロから文章にまとめるのは面倒なもの。ここもAIに手伝ってもらいましょう。
箇条書きのメモを「報告できる形」に整えてもらう
やり方は簡単です。改善前後の状況を箇条書きで書き出し、それをAIに「誰が読んでも分かる報告文」に整えてもらいます。数字が曖昧な部分は「概算」であることを明記してもらうよう指示しておくと、事実と異なる断定を避けられます。
そのままコピペで使えるプロンプト例以下は、ある業務を改善した前後の状況をメモしたものです。
これをもとに、社内共有用の「改善報告」を作成してください。
条件:
・「改善前」「改善後」「変化のポイント」の3項目でまとめる
・数字が推測・概算の場合は必ず「概算」と明記する
・誇張した表現は使わず、事実ベースで簡潔にまとめる
改善前後のメモ:
[ここに箇条書きのメモを貼り付け]
こうして整理した報告は、社内での説明はもちろん、次にどこを改善すべきかを考える材料にもなります。感覚を数字と言葉に変える一手間が、仕組み化を「続けられる取り組み」にしてくれます。