OPSIDE
「この作業、あの人にしか出来ない」——多くの現場で起きている属人化の多くは、悪意があるわけではなく、単に本人の頭の中にしかノウハウが言語化されていないことが原因です。マニュアルを作ろうとしても、本人は「感覚でやっている」ため、いざ書き出そうとすると筆が止まってしまいます。
こういう場面でAIに「マニュアルを作って」と丸投げしても、そもそも元になる情報がないため、当たり障りのない一般論しか出てきません。効果的なのは、AIに文章を書かせることではなく、AIに「聞き役」になってもらうことです。
AIに質問させ、回答をまとめてもらう
やり方はシンプルです。AIに対して「この業務について、私に1つずつ質問してください」と依頼し、実際に業務をしている本人がそれに答えていきます。最後に、その一問一答をAIにマニュアルの形へまとめ直してもらいます。実際に使えるプロンプト例は以下の通りです。
そのままコピペで使えるプロンプト例あなたはベテラン社員から業務のコツを聞き出す聞き手です。
以下の業務について、私に一つずつ質問をしてください。
質問は1度に1つだけ。私の回答をもとに、最後に手順書(マニュアル)の形にまとめてください。
業務名: [ここに業務名を記入]
質問すべき観点:
1. 作業の目的とゴール
2. 具体的な手順(順番通りに)
3. 判断に迷うポイントとその対処法
4. やってはいけないこと・注意点
5. 完了の確認方法
この形式のいいところは、本人が「マニュアルを書く」という重い作業をしなくて済む点です。AIからの質問に答えるだけなら、忙しい現場の人でも負担なく協力できます。
小さな業務から試してみる
いきなり全業務を対象にする必要はありません。まずは「あの人が休むと止まる」業務を1つだけ選び、この聞き出しプロンプトで対話してみてください。出来上がったマニュアルは完璧でなくて構いません。たたき台があるだけで、属人化解消への大きな一歩になります。