毎日の議事録作成、AIで30分から5分に短縮する方法

多くの現場で「議事録作成」は地味に時間を取られる業務です。録音を聞き直して、要点をまとめて、共有フォーマットに整える——これだけで30分以上かかることも珍しくありません。

OPSIDEでご支援する現場でよくお伝えしているのが、「AIに丸投げ」ではなく「型を渡す」という考え方です。ChatGPTやClaudeに「議事録を作って」とだけ頼むと、毎回フォーマットも粒度もバラバラになってしまいます。

まず4項目だけ固定する

そこでおすすめしているのが、以下のようなシンプルな型を先に用意しておくことです。

1. 会議の目的
2. 決定事項(箇条書き)
3. 次のアクションと担当者
4. 保留事項

この4項目を固定した指示文をテンプレート化し、文字起こしと一緒に渡すだけで、誰が使っても同じ品質の議事録が数分で出来上がります。実際にそのまま使えるプロンプト例は以下の通りです。

この指示文を毎回コピー&ペーストして使うだけで、担当者が変わっても同じフォーマットの議事録が出来上がります。ChatGPTやClaudeなど、お使いのAIツールにそのまま貼り付けてお試しください。

「型」が属人化を防ぐ

属人化を防ぎつつ、時間も削減できる——まさに「回り続ける仕組み」の小さな一例です。まずは1つの業務から、型を作ることを試してみてください。